您是否在为您的企业选择 Confluence 或 SharePoint 而犹豫不决？本文将深入探讨 Confluence 与 SharePoint 的对比，为您提供全面的指导，助您做出明智的决策。
为了促进企业内部，乃至与外部伙伴之间的数据协作，您需要合适的知识管理和数据协同工具。
Confluence 和 SharePoint 是市场上两种备受欢迎的解决方案。本文将详细比较这两款工具，并帮助您了解如何选择最适合您企业需求的平台。
Confluence：概览
Confluence 是一款功能强大的知识管理和集思广益工具，适用于各种规模和行业的企业。在 Confluence 中，您可以为不同的业务运营创建团队协作空间，包括：
- 商业策略制定
- 产品、服务、应用程序设计
- 人力资源和薪资管理
- 市场营销和销售
- 文档和报告
- 项目规划
- 产品管理
- 公司政策和法规
您可以在工具中创建不同的空间，并在这些空间内建立页面。为了更好的组织，您可以使用页面树来构建带有元数据的页面层次结构。
Confluence 完全基于云运行，也可以选择在数据中心或本地服务器托管。如果您与知名的国际出版商、内容制作公司以及产品和项目管理企业合作，您很可能会收到用于商业用途的 Confluence 页面和站点链接。
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Confluence 作为协作工具的作用
Confluence 提供了一个直观的平台，满足远程和混合团队的协作需求。它可以帮助您创建一个团队空间，并清晰展示团队或项目的概况，包含以下要素：
- 标题图片
- 空间描述
- 团队目标
- 联系方式
因此，使用 Confluence，您和您的员工、承包商都可以轻松掌握全局。该工具允许您和您的团队上传图像、文本、文档、PDF、多媒体、代码等内容，使其成为业务数据的权威来源。
它通过 Android 和 iOS 应用程序实现移动办公和内容管理。您可以通过移动设备执行几乎所有操作，确保您的业务即使在您或关键管理人员度假时也能持续运转。
使用 Confluence 的优势
- Confluence 帮助企业轻松创建知识库，方便任何人通过电脑或手机访问。
- 该工具通过提供协作编辑空间、内容审批自动化和内容保护，简化并组织了内容创建和发布流程。
- 通过 Confluence 展示业务内容，您可以创建额外的安全层，防止未经授权的内容复制或勒索软件攻击。
- 如果移动应用或 Web 开发人员错误地提交了内容，您可以快速撤回，并通过版本控制功能将页面更新为正确的内容。
- 已经使用 Jira Software、Jira Service Management、Jira Work Management 等工具的企业通常也会使用 Confluence 来处理数字内容相关事宜。
SharePoint：概览
Microsoft SharePoint 是一款企业内部网和互联网页面发布工具，具有内容存档、发布和分发功能。如果您的企业需要独立的 Web 门户来存储面向公众和员工的内容，您可能需要 Microsoft SharePoint。
有了 SharePoint 网站，您无需再为网页开发、内容管理和发布而烦恼。您只需在云端部署 SharePoint，并使用其内置模板，即可快速上线中心网站、团队网站和通信网站等功能强大的网站。
通常情况下，企业使用 SharePoint 来组织每天产生的海量业务数据。然而，由于其复杂的开发、管理和安全配置要求，SharePoint 的使用率正在下降。
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SharePoint 作为协作工具的作用
首先，SharePoint 作为可靠的企业内部网站点。在办公室和远程工作的员工都可以通过授权设备访问内部网。他们可以访问“站点内容和文档”选项卡，获取用于项目或日常工作的业务文件。
SharePoint 的文档存储功能具备版本控制系统，能以不同的版本存储所有上传的文件、文档、图像和多媒体。如果您需要协作处理文件，可以使用 Microsoft Office 在线工具（如 Word、Excel、PowerPoint 等）。
它的签出功能对于企业级业务来说是一个重要的特性。您可以从 SharePoint 中检出文档。在您检出文档之前，其他团队成员将无法编辑该文档。
尽管数量有限，但仍然有一些传统企业和信息技术巨头将 SharePoint 用于内部网站和移动应用。
使用 SharePoint 的优势
- 大型组织和政府部门主要使用 SharePoint 在公共互联网上安全地传输数据和文件。
- 将 SharePoint 作为内部网解决方案可以降低开发内部网和聘请 Web 开发人员的成本。
- 您还可以将 SharePoint 网站用作电子商务商店、IT 设备管理、内容存档等用途。
- 它与所有 Microsoft 365 应用程序无缝集成，方便您随时随地通过笔记本电脑或移动设备的 Web 浏览器生成报告、幻灯片、移动应用等。
- SharePoint 列表可以帮助您管理待办事项列表、记录笔记等。
- 可以导入和导出 Outlook 日历，进行事件安排或管理。
Confluence vs. SharePoint：工作流程
Confluence 和 SharePoint 之间的主要差异在于工作流程。 Confluence 的入门非常简单。 该工具会引导您完成整个流程，直到您按照需求设置好空间和页面。
相反，SharePoint 是一款复杂的内容管理解决方案。其设置与其在互联网或内部网上的架构一样复杂。您或将管理 SharePoint 网站和资产的管理员必须具备该工具的使用经验。虽然任何人都可以设置 Confluence 站点和页面，但需要专业的 IT 管理员才能设置功能齐全的 SharePoint 站点。
Confluence 的工作流程
Confluence 的工作方式是为您提供一个仪表板，您可以在其中了解任务、组织的最新动态、空间活动等。为此，Atlassian 在此内容和知识管理工具中提供了以下界面：
- 您的姓名和空间
- 从上次中断的地方继续执行任务
- 发现正在发生的事情——热门和关注内容的信息流
- 空间 – 您创建或与您共享的每个工作区和页面
- 公告
- 日历——个人和团队日历
Confluence 上的空间托管着项目、团队、部门或组织中的所有活动。小型企业可能只需要一个空间，而跨国公司则可能需要数百个空间。
在一个空间内，可以有多个页面。 如果您使用 Confluence 预配置的项目管理空间，您将获得以下页面：
- 项目计划
- 决策文件
- 状态报告
与 SharePoint 不同，您不能让任何人访问您的 Confluence 空间、页面或博客。 您可以向外部合作者发送邀请，但他们必须注册免费或付费 Confluence 帐户才能与您协作。
SharePoint 的工作流程
首先，首次访问 SharePoint 与管理此工具一样具有挑战性。您需要转到 Microsoft 365 主页门户，并访问左侧导航面板上的“应用”菜单，才能找到 SharePoint。
当您位于 SharePoint 起始页时，您可以创建新的网站或帖子。在设置 SharePoint 网站之前，您无法创建独立的帖子。SharePoint 网站由以下元素组成：
- 主页
- 对话
- 文件
- 笔记本
- 页面
- 网站内容
- 回收站
- 编辑
当您在 SharePoint 上创建网站时，您可以在“团队网站”和“通信网站”之间进行选择。创建后，您可以将其设为公开或私有，具体取决于托管内容。无论是公共站点还是封闭站点，您都必须从“站点共享”面板邀请访问者访问该站点。您的网站允许您在 SharePoint 上使用团队、列表、OneNote、OneDrive 等功能，从而提高您和员工的工作效率。
Confluence vs. SharePoint：使用场景
Confluence 的用途
Confluence 的主要用途如下：
- 开发公司 wiki 网站和页面
- 管理任务、项目和内容
- 为在线或离线媒体创建内容发布工作流程
- 为个人和员工制定职业发展计划
- 设置内容设计术语表
SharePoint 的用途
以下是 SharePoint 的主要用途：
- 为企业设计和发布内部网站点
- 为团队或整个组织创建文档库
- 为视频、代码、应用模块等大型业务文件设置文件存储空间
- 使用 Power Automate 和 Power Apps 等其他 Microsoft 工具实现业务流程自动化
Confluence vs. SharePoint：功能对比
| 功能 | Confluence | SharePoint |
| 实时编辑 | 可用 | 可用 |
| 内嵌评论 | 可用 | 可用 |
| 内容发现 | 轻松 | 复杂 |
| 内容访问 | 顶部导航直观 | 需要过多的培训 |
| 内容组织 | 层次结构：空间>页面树>页面>博客 | 团队/通信站点>文档>文档库 |
| 带有信息流和任务的仪表板或主页 | 可用 | 不可用；您必须使用应用程序和页面创建此空间或页面 |
| 分析 | 可从左侧导航面板轻松访问标准分析 | 标准分析不可用；可以访问站点使用情况；可以使用第三方应用程序设置高级分析 |
| 具有模块化字段创建的灵活页面 | 可用 | 不可用；您必须创建庞大的站点内容 |
| 内容格式 | 宏 | 不可用；需要使用复杂的 Power Automate 脚本 |
| 可视化数字白板 | 可与 Miro、Lucidchart、Mural 等集成 | 白板不可用 |
| 工作区模板 | 超过 100 个免费模板 | 无可用模板 |
| 云存储和文件附件 | 标准版为 250 GB，高级版/企业版无限制 | SharePoint Online 计划 1 为 1 TB，SharePoint Online 计划 2 或 Office 365 E3 或更高版本无限制 |
| 免费订阅 | 最多 10 个用户终身免费 | 没有免费试用或免费计划 |
Confluence vs. SharePoint：用例
Confluence 的用例
#1. 容量规划
您可以使用 Confluence 来规划整个团队针对特定业务的能力，并进一步对团队成员针对具体项目的能力进行分类。在个人时间分配表中，团队成员应该输入他们的姓名、任务、所需时间和每项任务的时间。
然后，在项目的团队容量中，他们可以填写角色的值、每周专用于该项目的时间百分比、每周参与该项目的时间等。
#2. 变更管理文件
如果您计划对业务进行改变，Confluence 将会非常有用。它支持多媒体的文本编辑器，您可以在 Confluence 页面上创建业务转型过程的所有草稿。您可以列出变更管理步骤，如问题陈述、指导原则、向员工发送消息、沟通渠道、变更管理工作流程、角色和职责等。
SharePoint 用例
#1. 管理销售
SharePoint 团队网站最常见的用例之一是管理销售运营。主页充当团队或组织中最新信息的仪表板。
可以修改“对话”选项卡，通过 Teams 进行实时沟通，或通过 Outlook 进行异步沟通。销售代表和经理可以使用“文档”选项卡访问销售报价、合同、小册子、发票等。“笔记本”选项卡可让您在拜访客户或供应商时快速记录笔记。
#2. 创建文档库
使用 SharePoint 订阅的另一个好方法是为团队、部门或整个组织创建文档库。这样，您可以防止数据孤岛。您可以添加新文件夹，以进一步对广泛目录中的文档和文件进行分类。文档库还允许您创建 Word、Excel、PowerPoint 等文件。
Confluence vs. SharePoint：结论
现在您应该清楚您的业务是否需要 Confluence 还是 SharePoint。首先，如果您的企业希望减少服务器维护和 IT 人员成本，那么您应该使用 Confluence。
其次，如果您需要轻松的知识库创建、文档协作、实时集思广益和任务管理等功能，Confluence 是一个不错的选择。Confluence 的订阅计划起价为 5.75 美元/用户/月，可访问适合任何企业的出色预配置模板。
相反，如果您的企业已经严重依赖 Microsoft 365 应用程序，则 SharePoint 更合适。因为如果您只订阅 SharePoint，您将无法使用各种需要其他 Microsoft 工具（如 Outlook、OneDrive、Power Apps、Power Automate、Exchange 等）的功能。
具有商业价值的 SharePoint 订阅起价为 10.00 美元/用户/月，这比 Confluence 的成本更高，而且您还需要投入大量的时间和精力来设置网站。
因此，Confluence 是一款比 SharePoint 更智能、更实惠的内容管理和工作协作软件。
接下来，您可以了解一下文档自动化软件，以节省工作时间。