共享收件箱：提升团队协作与效率的必备工具
软件和电子邮件的结合，为企业运营带来了翻天覆地的变化，促进了流程的整合、高效和精简化。
一个简洁高效的电子邮件收件箱，其重要性不容忽视，它直接影响着客户支持的质量。 然而，当多人共享同一个收件箱来处理客户对话时，例如读取、管理、回复和删除邮件，很容易出现混乱。
因此，团队电子邮件管理工具已成为成功开展客户服务工作的关键要素。
本文将介绍一些出色的共享收件箱工具，帮助您高效利用团队收件箱，并保持其井然有序。
首先，我们来简要了解一下共享收件箱。
什么是共享收件箱？它是如何运作的？
共享收件箱允许多个用户访问和管理同一个电子邮件地址，用于查阅和回复邮件，以及处理客户对话。 您还可以将其用于共享日历，以便团队安排和查看工作班次、假期，以及进行客户支持等。
与传统的企业电子邮件不同，共享收件箱没有单独的用户ID和密码。 因此，您不能直接登录，需要管理员授予访问权限。 访问权限的类型各不相同，例如“完全访问”或“发送为”。 获得权限后，您可以在自己的私人收件箱中访问团队收件箱。 不同软件提供商的访问权限也可能有所不同。
常见的访问权限类型有三种：
- 完全访问： 您可以像收件箱的所有者一样登录和操作。
- 发送为： 您可以模拟收件箱并发送电子邮件。
- 代表发送： 您可以代表共享收件箱发送电子邮件。
为什么需要共享收件箱软件？
当团队规模较小、访问支持收件箱的人数有限时，不会造成太多的混乱。 转发的邮件队列不会让人感到不堪重负，几天内未被注意到的邮件的可能性也微乎其微。
然而，随着业务扩张，沟通不畅的问题日益突出，员工可能会忽略他们认为由其他人处理的邮件。 在这种情况下，被遗忘的对话、丢失的邮件以及重复的回复是常见的问题。 支持人员可能会因为认为其他人会回答某个问题，或者等待其他人跟进而变得不积极。
其他常见的问题还包括：
- 角色和职责不明确：缺乏关于“谁”负责处理“哪个”邮件的规则。
- 责任分散：每个人都认为其他人会回复。
- 缺乏透明度：缺少关于每个支持人员及其绩效的相关数据。
因此，共享收件箱软件应运而生！
共享收件箱软件的功能
以下是共享收件箱软件的一些显著特点，将帮助您做出更明智的选择：
团队电子邮件管理
共享收件箱软件可以轻松管理诸如 [email protected], [email protected], [email protected] 等支持邮箱。它提高了透明度，因为您无需在多个屏幕或账户之间切换来回复邮件。
此外，您可以集中查看所有重要的收件箱，从而快速有效地响应查询。 您还可以分配角色，避免遗漏邮件，并防止发送重复回复。
内部讨论
共享收件箱软件的一项重要功能是内部讨论或“注释”系统。它允许您以注释或评论的形式共享关于电子邮件的重要信息。 它使得在共享收件箱中个性化电子邮件成为可能，节省了搜索信息的时间，并提高了效率。
因此，所有用户可以通过内部注释进行交流，而无需来回转发电子邮件。
避免代理冲突和收件箱混乱
当两个团队成员回复同一个客户查询，并给出不同的解决方案时，就会发生代理冲突，这会影响支持系统的可信度。 共享电子邮件管理软件通过自动将传入的电子邮件转换为工单，并按照路由规则分配给不同的代理，从而避免这种混乱。 该分配也可以手动进行。
自动回复和模板
大多数共享收件箱工具都提供预设回复和模板。 您可以使用它们来快速响应并处理类似的查询。 这些自动回复和预设回复提高了工作效率，并使团队成员能够立即解决常见的客户问题。
下面列出了一些提供出色的团队邮件管理功能的最佳共享收件箱工具。
让我们快速浏览一下。 😎
ProProfs 帮助台
ProProfs 帮助台 是一款基于云的智能高效软件，拥有强大的共享收件箱功能，可帮助您轻松管理支持需求。 它为诸如 [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], 和 [email protected] 等所有支持邮箱提供共享空间。
它具有简洁的类似于 Gmail 的用户界面，使您可以跟踪分配给代理的工单数量，监控他们在一段时间内的表现，并从任何设备提供全天候的支持。
特点：
- 团队协作，快速解决问题。
- 简单易用的用户界面。
- 代理跟踪和监控。
- 全天候随时随地访问。
Freshdesk
Freshdesk 是优秀的团队电子邮件管理软件之一。它具有诸多出色的功能，例如自动将传入的电子邮件转换为工单，并允许对工单进行优先级排序、标记和专门分配。 它支持内部协作，您还可以通过精简的功能最大限度地减少代理发送的回复数量。
Freshdesk 还提供代理冲突检测和应用程序集成，以扩展共享收件箱和帮助台系统的功能。
特点：
- 相关过滤器。
- 带标签的工单分组。
- 自动化处理重复性任务和回复。
- 实时查看工单和收到的电子邮件。
拖动应用
拖动应用 是一款团队电子邮件管理软件，集成于您的私人 Gmail 收件箱中。 它允许您接收、管理、分配和回复传入的共享邮件。 您可以共享群组邮箱，例如 “[email protected]”, “[email protected]” 等，并使用规则自动化您的工作流程。
它允许在可视化面板上组织传入的邮件，并通过内部聊天、注释和共享草稿促进内部协作。 您可以轻松分配邮件并监控哪些代理正在处理哪些对话。 此外，它还提供出色的报告生成功能，以便深入了解客户和员工数据。
邮件流
邮件流 是一款为团队提供灵活工作空间的一体化收件箱工具。 它允许轻松共享电子邮件，无需转发或抄送。 用户可以选择内部讨论，而无需向客户发送内部交流内容。
客户的邮件将直接与团队同步，从而轻松适应各种团队，例如支持、招聘、销售、项目管理和开发团队。
特点：
- 轻松的团队协作。
- 强大的邮件管理功能。
- 简便的跟踪和邮件监控。
中心点
中心点 是一款领先的共享收件箱工具，可以将所有团队邮件地址连接到中央或通用收件箱，从而提高工作效率和智能协作。 您还可以将共享的邮件地址连接到 中心点 对话收件箱，以统一查看所有部门的邮件，避免遗漏任何邮件。
它具有路由规则和生产力工具，可确保有效分配工单并促进无缝跟进。
特点：
- 品牌推广。
- 通用收件箱，用于跨部门的整体邮件视图。
- 用于自动回复的聊天机器人。
- 实时聊天和社交媒体消息传递。
茅子
茅子 提供了强大的工具，可以高效轻松地管理共享邮件。 它提供所有对话的自定义视图，并允许您标记它们以供将来参考和快速处理。 您可以将复杂的查询自动发送给专业支持人员，并最大限度地缩短紧急查询的响应时间。
特点：
- 宏命令和预设回复。
- 用于深入了解回复指标的分析工具。
- 多渠道对话管理。
- 多个第三方集成。
私人注释允许代理在内部协作，避免回复冲突和收件箱混乱。 您还可以获取所有客户活动的统一视图。
帮助侦察
帮助侦察 允许您高效地接收、解决、管理和分配共享邮件，同时避免混淆。 您可以将所有支持请求组织到一个队列中，或者为不同的品牌、部门和共享邮箱创建单独的邮箱。 它通过私人注释、标签和保存的回复来促进轻松的内部协作。 您可以在聊天对话和邮件之间快速切换，以实时查看任何新的传入查询。
其他功能包括高级搜索、快速查看、通知和满意度评级、实时碰撞检测指示器、自定义文件夹、批量回复以及工作流自动化等。
快乐狐狸
快乐狐狸 可使您的共享收件箱始终保持整洁有序，同时不影响效率，并且可以轻松跟踪传入的邮件。 它可以将您的群组收件箱（例如共享收件箱 Gmail 和 Outlook 等）快速迁移到 HappyFox 帮助台，并允许您利用其功能来增强支持能力。
特点：
- “任务”和“截止日期”功能，保持井井有条。
- 增加工单用户。
- 碰撞警报。
- 智能规则和预设操作。
它的一个显著特点是适用于诸如 “[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]”， 和 “[email protected]” 等所有部门。您可以使用“类别”功能，并创建共享收件箱线程的队列，以便有序地解决它们，并根据需要分配工作量。
蜂巢
蜂巢 是一款独特的共享收件箱软件，可让您的团队在 Gmail 中协作并提供卓越的客户体验。 共享收件箱仪表板位于您的个人 Gmail 中，只需单击一下即可委派传入的查询。 您可以编写私人注释，并立即与您的团队共享，以实现无缝协作。
特点：
- 邮件所有权和邮件状态。
- 从个人 Gmail 收件箱进行即时内部协作。
- 自动化工作流程和客户满意度调查。
- 对 SLA 违规和工作负载分布的可行见解。
您还可以从单个仪表板跟踪关键指标和代理绩效。 Hiver 还提供邮件模板，以实现更快的响应。 它还允许您将 Gmail 账户转换为帮助台。 您也可以迁移到由 Hiver 提供支持的 Gmail，以便轻松过渡。
槽
GrooveHQ 是当前正在扩展并寻求轻松过渡的企业使用的最佳共享收件箱工具之一。 它可以帮助您轻松跟踪所有内容并管理整个共享收件箱。 所有传入的客户沟通，例如邮件、聊天、社交媒体消息和电话对话等，都集中在一个地方。
您可以将工单分配给特定的团队成员，通过私人注释进行协作，通过 “@mentions” 将团队成员纳入讨论，并解决冲突检测问题。 其惊人的报告和跟踪功能，使您可以充分利用资源。
支持蜜蜂
支持蜜蜂 是一款高效的邮件协作工具，具有熟悉的邮件界面，并提供无可挑剔的协作功能。 您可以将工单分配给特定代理或特定团队，对其进行评论，并在需要时进行讨论。 您的代理可以共享草稿回复，以便在发送给客户之前进行审核。
SupportBee 具有快速导入传入邮件的功能，并支持无需手动刷新的自动更新。 工单分为三个类别：已回答、未回答和已存档。 因此，您可以立即查看需要立即处理的工单，并优先解决它们。
共享框
共享框 是一款基于 Slack 构建的帮助台和共享收件箱软件，可让您管理客户沟通，并直接从 Slack 仪表板提供支持。 您可以在 Slack 中接收消息、推文和邮件，还可以在共享的邮件和 Twitter 帐户上进行协作。
每个账户都有一个支持站点，您的用户可以在其中管理和回复客户沟通。 您也可以添加多个邮件账户。
共享收件箱工具：是时候让邮件更具协作性了
此处介绍的共享收件箱工具不仅仅是管理支持收件箱。 它们可以节省时间、提高客户满意度，并提升客户服务团队的生产力。 此外，它们有助于培养透明和负责任的组织文化，并促进整个系统的可见性。
您可以构建路由规则，保存回复以进行支持，通过创建聊天机器人将潜在客户的开发自动化，并为您的对话提供更多上下文。
因此，投资任何一款这些工具，都能为您的企业带来良好的开端！