业主协会（HOA）管理软件：提升社区管理效率
业主协会（HOA）管理软件是为业主协会、公寓社区和住宅区量身定制的智能管理工具。它旨在简化复杂的社区管理工作，提高效率并改善居民体验。
传统的业主社区或住宅协会管理往往面临诸多挑战，如任务积压、服务请求处理不及时，最终影响整个社区的正常运转。HOA 管理软件的出现，正是为了解决这些痛点。
通过将所有业主相关数据、任务和服务请求数字化，HOA 管理软件使得社区运营变得更加便捷高效。管理者只需通过电脑操作，即可轻松管理整个社区的各项事务。
本文将深入探讨 HOA 管理软件的功能、特点以及一些值得关注的流行软件，帮助您更好地了解和选择适合自己社区的管理工具。
什么是 HOA 软件？
HOA 管理软件，也被称为业主协会工具，是一套专门为 HOA 管理人员、物业经理或 HOA 董事会成员设计的应用程序。 它将整个管理流程数字化，无论是小型还是大型社区，都可以通过平板电脑或笔记本电脑进行高效管理。
大多数 HOA 应用程序都是集成的客户关系管理（CRM）工具。 标准功能包括：
- 在线合同数据库
- 网站建设工具
- 服务请求工单生成器
- 服务请求管理器
- HOA 邮件系统
- 实时在线聊天
- 在线支付网关
- 活动日程安排
- 服务费用管理
- 通知和提醒功能
HOA 软件的功能侧重于法规、运营或管理。 综合性的 HOA 管理工具几乎可以满足所有这些需求。 因此，与功能单一的 HOA 软件相比，综合工具往往更具成本效益。
HOA 软件的关键特性
在众多的 HOA 管理软件中选择合适的一款可能会让人不知所措。这些工具在特性、功能和服务模块上各不相同。在投资 HOA 软件之前，您需要关注以下关键特性：
支付系统
支付模块应支持多种在线支付方式，如借记卡、信用卡、支票以及基于 IVR 的支付。 此外，当会员缴纳会费时，系统应能有效跟踪、记录和确认付款。
居民数据库
社区成员数据库是 HOA 管理应用程序的核心。 它存储着所有会员、居民、业主、物业经理、租户、服务人员和安保人员等的信息。
数据库应易于操作，无需专业的 MySQL 数据库知识即可执行查询、编辑记录等操作。理想的数据库应具备用户友好的图形界面和自动字段，方便数据录入，并提供简单的下拉列表用于数据检索。
居民门户
必须有一个居民门户，供社区成员登录并管理个人资料。 他们可以在门户上更新与 HOA 规则和规章相关的记录，查阅仅限会员的内容，还可以通过电子邮件、聊天和论坛进行互动。
财务跟踪与报告
准确跟踪资金流动对于任何 HOA 社区都至关重要。 该工具应允许用户创建单独的收入和支出字段。此外，还应提供一个直观的仪表盘，实时显示资金余额和库存状态等信息。
一键式报告工具对于生成月度、季度和年度报告至关重要，方便在线发布在 HOA 网站上，提高透明度。 将 HOA 工具与非营利会计软件结合使用，还有助于获得非营利状态。
沟通与对话
单独的沟通模块应具备推送通知、电子邮件、短信、联系人管理和安全信息共享等功能。此外，沟通模块应记录所有对话，以供日后审计之用。
活动安排与管理
HOA 软件应具备活动管理和日程安排功能，帮助社区以有组织的方式管理聚会、庆祝活动等活动。
HOA 软件的益处
- HOA 管理应用程序可以简化所有文档、付款、服务请求、服务工单跟进、付款提醒发送以及财务账簿管理等工作。
- 物业经理可以聘请兼职人员作为软件操作员，减少 HOA 运营团队，从而节省资金。
- 所有数据和文档都可以轻松地数字化并集中存储，以便随时进行审计。
- 无需再使用锁和钥匙保护纸质文件，数据可以安全地存储在内部部署的 HOA 工具或高度加密的云端。
- 提高了 HOA 运营的财务、合规和安全报告水平。
- 该软件彻底改变了居民的沟通方式，确保每个人都能及时了解整个社区的最新动态。
接下来，我们将介绍一些流行且可靠的 HOA 软件，帮助您轻松管理住宅社区：
PayHOA
PayHOA 提供全面的 HOA 管理功能，支持 100% 在线管理。该软件适用于各种规模的住宅社区，包括小型、中型和大型 HOA，以及多个社区。
PayHOA 的住宅协会管理工具包括财务、资金管理、沟通、文件和请求等独立模块。它还具备以下附加功能：
- 自定义网站构建和托管，助力 HOA 在线运营。
- 支持支票数字扫描并将扫描结果路由至处理中心的密码箱。
- 电子分类账，用于跟踪通过密码箱处理的所有支票。
该工具提供 30 天免费试用期，无需信用卡。如果对软件满意，您可以根据需要管理的单元数量进行订阅。订阅方案灵活，适用于 0 到 50 个单元、51 到 150 个单元以及多达 301 到 500 个单元的社区。
ADDA
ADDA 是另一个综合性的住宅社区管理系统，提供账单、会计、通信、帮助台和安全等功能。您需要从 ADDA 获取三个不同的套装，以构建一个完整的 HOA 管理系统。这些套装包括：
- ADDA 企业资源规划 (ERP)
- ADDA 门卫
- ADDA 会所
ADDA 还提供专有的移动应用程序 Apartment SuperApp，方便物业经理、居民和服务人员访问 HOA。
ADDA ERP 主要用于帮助台、社区沟通、会计、费用管理、支付、账单、管理报告、HOA 资产和库存管理。
ADDA 门卫则用于访客管理、服务人员管理、搬出/搬入管理、车辆管理、安全集成和紧急服务。
ADDA 会所是您管理社区娱乐服务的得力助手，如在线场地预订、活动访问管理和会所账簿管理。
Rentec Direct
Rentec Direct 是一款物业管理软件，内置了 HOA 管理功能。它的核心服务包括为物业经理、房东和租户提供的筛选服务。该 HOA 应用程序的标准订阅提供以下功能：
- 满足居民社区或租赁需求的专业网站。
- 包含银行、物业和租户的全方位会计系统。
- 在签署协议前进行租户背景调查。
- 租户在线支付门户。
- 基于云端的房地产文件管理。
其订阅系统提供两种产品：Rentec Pro 和 Rentec PM。
Rentec Pro 适用于管理自己物业的业主。 如果您是 HOA 董事会成员，可以选择此工具并指派一名操作员来管理所有操作和管理任务。
Rentec PM 则适用于管理多个业主及其资产的物业经理。它包括 Rentec Pro 的所有功能，还提供业主门户移动应用程序以及信托账户管理和报告服务。
Buildium
Buildium 是一个简单易用的综合物业管理平台。 其核心功能包括：
- 商业运营
- 租赁管理
- 会计和支付
- 营销
- 运营绩效
根据您选择的订阅选项，功能会有所不同。 通常，通过适用于 HOA 管理的 Essential 订阅，您可以获得以下功能：
- 物业管理网站
- 维护请求
- 1099 电子申报
- 居民中心
- 在线支付
- 物业经理的投资组合
- 租户筛选
HOA 软件不仅适用于住宅社区。如果您管理学生公寓、经济适用房、商业地产和社区协会等多种物业，也可以使用此工具。
Smartwebs
Smartwebs 是另一个流行的 HOA 管理应用程序提供商，提供多种解决方案。您可以根据您的业主协会需求选择管理工具、会计工具或综合性软件。
SmartBooks 是 Smartwebs 专有的 HOA 会计软件。 它通过提供在线定期付款、收款处理、付款提醒等来自动执行耗时的收款任务，还包括一个供应商支付系统。
Smartwebs 管理工具为各种规模的 HOA 提供所有非财务运营的标准功能。这些功能包括违规管理、建筑管理、工作订单管理、沟通和智能门户。
如果您想要一个管理所有事项的综合应用程序，可以选择 Smartwebs One Platform 的综合订阅。
Yardi Breeze
Breeze 是 Yardi Systems 推出的一款简洁易用的 HOA 管理工具。 它针对不同类型的房地产资产提供不同的功能。 Breeze 支持的资产类别包括：
- 住宅社区
- 商业空间
- 经济适用房
- 自助仓储设施
- 住宅协会
- 预制房屋
- PHA
您可以使用住宅协会工具来满足所有 HOA 运营和管理需求。其主要特点包括：
- 物业管理
- 社区追踪
- 维护管理
- 会计
- 收费管理
- 应付账款
- 设置和支持
- 附加组件
住宅协会软件仅在 Breeze Premier 订阅中提供。 该订阅按每月每单元付费，并有最低月付金额。
Monthli
如果您正在寻找行业内快速增长的 HOA 应用程序，Monthli 将是一个不错的选择。 它的 HOA 软件完全免费。 如果您希望降低社区的运营和管理成本，可以考虑使用此工具。
它具有独特的 HOA 管理功能，包括：
- 用于管理社区成员的注册模块
- 使用审核工具和偏好进行沟通
- 文件管理和物理邮件递送系统
- 服务请求工单流程
- 通知和提醒
- 活动安排和管理
尽管该工具是免费的，但它提供可选的付费服务，如保险、第三方维修供应商等，以实现盈利。
Condo Control
Condo Control 是另一个易于使用的 HOA 软件，董事会成员、物业经理和居民都可以独立使用。 这为 HOA 行政人员节省了大量资金。 此外，所有操作都在 Condo Control 上数字化运行，从而节省了纸质文件的开销。
Condo Control 套装提供专门服务于各种房地产实体（如公寓和合作社、HOA 和社区、管理公司、安全管理和设施管理）的功能。
对于小型 HOA，您可以订阅 Condo Control Core 计划。 反之，对于需要额外安全、礼宾、记录保存和沟通的大型 HOA，则可以选择高级计划。
AppFolio
AppFolio Property Management 通过强大的房地产科技解决方案，实现您的 HOA 现代化管理。 它允许居民在无需聘请外部会计或物业管理人员的情况下管理其协会。该工具也适用于大型社区协会和商业物业管理机构。
AppFolio HOA 软件具有所有必需功能，因此您无需购买其他软件来辅助 HOA 管理。该工具可以处理通信、房屋维修服务工单、会计、报告、租赁、营销和管理等事务。
Concierge Plus
Concierge Plus 让安保公司和物业经理的工作更轻松。 这款简洁的 HOA 软件为公寓居民和董事会提供了更优质的服务体验，同时提高了日常 HOA 运营的效率。
该工具适用于各种房地产资产类别，如公寓、封闭式社区、HOA、多户住宅和物业管理公司。
HOA 管理应用程序分为三个模块：管理、沟通和集成。 虽然该工具的功能强大，但其定价并未公开，您需要预约试用或演示才能获得个性化报价。
结论
投资 HOA 软件的理由不胜枚举。 这些工具使您能够有效连接房主、居民、房东和物业经理。 尽管该软件可以帮助您实现住宅社区的管理目标，但您也可以节省一些开支。
在购买 HOA 软件之前，您可能需要仔细评估上述工具。 它们是市场上的一些顶级选择，可为您提供标准功能，方便您高效管理业主协会。
土方工程和建筑是业主协会需要经常处理的两个具有挑战性的问题。因此，您还可以参考这些建筑 CRM 工具和土方工程估算软件，用于未来的改造项目。