您是否正在寻找一款能够完美匹配您的团队和业务需求的在线项目管理工具？
或许您正犹豫不决，不知该选择视觉上直观、功能全面的看板式 Trello，还是更偏向于页面式、简约且以数据库为核心的 Notion？
那么，您来对地方了！ 凭借我深厚的软件测试与评估经验，今天我将对两款热门的项目和工作管理工具——Trello 和 Notion 进行一番细致的比较分析。
请耐心阅读这篇终极指南，我将深入探讨 Trello 和 Notion 各自的优势与不足，助您做出明智且自信的选择。
什么是 Trello？
Trello 是一款现代、动态且可视化的项目管理工具，适用于个人、企业、组织和大型公司。它以可视化且无需编程的方式进行任务和项目跟踪、规划、任务分配和评论。鉴于这些优势，自由职业者或零工工作者对其青睐有加。
您可以创建看板、列表和卡片来代表个人或职业生活的各个方面，并通过拖放界面轻松管理任务。
从企业和代理机构的角度来看，Trello 是一款卓越的协作项目管理和团队协调工具。其共享看板、任务分配和平台内通信功能，有助于企业和机构管理远程、现场以及混合办公模式下的项目和劳动力。
延伸阅读：Trello 与 monday.com：最佳项目管理工具对比
Trello 作为项目管理 (PM) 工具
项目管理，比如使用枯燥的 Excel 甘特图，不应该是您的唯一选择。您值得拥有更优质的工具，而 Trello 正是这样一款可视化项目管理工具。
无论您是需要管理家务，还是需要管理数千名员工的大型企业，Trello 都能满足您的需求：它拥有简洁直观的用户界面、先进的 PM 工具功能以及经济实惠的价格。
以下是 Trello 成为必备 PM 工具的关键功能：
- Trello PM 模板可助您快速启动项目，无需在规划上花费过多时间。
- 通过使用 Butler 自动化功能，您可以通过按钮、命令和规则自动化看板或其他项目视图。
- 借助 Power-Ups 连接其他应用程序，将 Trello 打造成您和您的团队的中心工作平台。
- 通过 Trello 集成，探索在项目中提高效率和盈利能力的新途径。
- 七种不同的任务和子任务可视化呈现方式：
- 拖放式看板
- 时间轴视图，更清晰地了解项目进度
- 日历视图，用于安排、重新安排和评估每周或每月的工作负载
- 表格视图，方便普通用户访问更多任务详情
- 仪表板视图，可鸟瞰 Trello 上的一个或多个项目
- 工作区视图，可视化来自不同部门或团队的项目
- 地图视图，从地理角度了解任务和项目
Trello 的工作原理？
您在 Trello 上的项目管理之旅从创建一个新的工作区开始。在 Trello 工作区中，您可以创建面板，在这些面板中，您可以根据需要添加任意数量的列表和卡片。当然，您也可以直接添加 Trello 面板，但无论如何都必须选择父工作区。
您可以在左上角工具栏和左侧面板中找到 Trello 导航按钮。创建新工作区后，Trello 会自动将视图切换到新创建的工作区。要查找现有模板或浏览预配置的 Trello 模板，您可以点击 Trello 工具栏上的 “工作区”、“最近”、“已加星标” 和 “模板” 等选项。
进入工作区后，您可以通过左侧导航窗格浏览项目的看板，从 “成员” 选项卡查看项目参与者，或切换到其他项目视图，如表格或日历。
Trello 在 PM 中的优势
作为一款 PM 工具，Trello 几乎没有学习曲线，这是这款优秀工作管理软件的主要优势。
其他主要优势包括：
- 借助 Trello 应用的多向加密策略，您的专业和商业文档在线安全无忧。它对静态数据和传输中的数据进行加密。
- 无论您使用台式电脑、Chrome Book 还是智能手机，都有对应的应用程序，且数据在所有设备间同步。因此，您可以随时随地在 Trello Android 应用上暂停工作，并在 Windows PC 上继续进行。
- 提供免费试用版，让您在购买前充分体验。
- Trello 具有很强的适应性，可用于各种类型的项目，从个人任务到复杂的商业项目。
Trello 作为 PM 工具的局限性
- Trello 不提供内置的甘特图式项目时间表。不过，您可以通过安装 Trello Power-Up 来创建甘特图。
- 您无法设置自动任务序列或轻松可视化任务之间的依赖关系。
- 与专业的项目管理工具相比，Trello 的报告功能相对简单。
延伸阅读：Trello 与 ClickUp：选择最佳项目管理软件
什么是 Notion？
Notion 是一款基于块的生产力工具。您可以充分利用它来创建组织知识库、产品开发路线图、目标与关键结果 (OKR) 页面、会议记录或假期计划表。
作为一款基于块的内容编辑器，Notion 允许您将几乎任何类型的内容添加到项目管理面板中。例如，您可以添加文本、数字、标题、表格、引用、标注、图像等块。
Notion 的最大优点之一是，您可以将您的作品发布为公开网站，任何人都可以安全地访问，而无需修改内容。因此，如果您要发起众筹或公共利益项目，Notion 可以为您提供一个平台，用于创建项目面板并将项目发布为网站。
Notion 最适合个人和企业。您还可以利用其低代码开发方法在 Notion 上创建自定义视图和工作流程。当您旨在为客户或受众创造独特体验时，此功能会非常有用。
Notion 作为项目管理 (PM) 工具
Notion 是一款功能全面的项目管理工具。您可以获得 PM 工具的各种功能，例如 Notion 中的块。无论是项目视图、排序和筛选、项目依赖项、子组、数据库还是项目属性，您都可以在此找到所需的一切。
由于 Notion 是一款简约且低代码的生产力工具，您可能会觉得刚开始使用它来管理项目时有些棘手。Notion 的模板功能可以为您提供帮助。您可以在 Notion 模板中免费找到数百个相关模板。或者，您可以在网上查找由专业 Notion 开发人员制作的高级付费模板。
Notion 的工作原理？
Notion 是一种使用基于块的系统的灵活内容创建媒体。您可以根据需要排列和自定义这些块来创建项目面板。块可以表示各种类型的信息，例如文本、数据库、日历、视图等。
Notion 可以适应您的特定需求，例如只需单击几下即可将项目管理看板切换到数据库，反之亦然。
为了满足远程办公需求，它提供了协作工作区，您可以在其中邀请内部和外部成员。当然，您也可以将其用作个人生产力工作区，管理家务、专业任务和爱好。
您可以通过在 Notion 中添加空白页面来开始管理项目。然后，您可以从块编辑器画布填充其他字段，例如表格、看板、日历、画廊等。如果您的企业中有多个项目或部门，您可以创建单独的 Notion 团队空间，并在这些工作区中添加 Notion 页面。
Notion 在 PM 中的优势
Notion 的主要优点是其低代码页面开发功能。如果您在项目管理方面经验丰富，并希望创建其他企业不常用的独特视图，则必须考虑使用此工具。此外，您还可以灵活地将 Notion 页面转换为不同的格式，例如知识库、数据库、网站、仪表板、自动化工作流程等。
以下是该工具的其他重要优点：
- 免费项目试用。
- 免费试用版包含管理复杂项目所需的所有基本功能。
- 无需支付任何托管费用，即可将页面发布为真实网站。
- 简约、无干扰的项目管理平台。
Notion 作为 PM 工具的局限性
- Notion 的学习曲线较为陡峭。
- 其灵活性和可自定义性对新用户来说可能具有挑战性。
- 它没有类似甘特图的经典时间线视图。
- 如果您不想使用 Notion 提供的模板，则在 Notion 中创建项目时间表需要专业知识和大量的手动操作。
Trello 与 Notion：功能比较
此表将帮助您了解即将进行的项目更适合使用 Trello 还是 Notion：
| 比较功能 | Trello | Notion |
| 自动化 | 通过屏幕指导轻松创建自动化 | 自动化项目工作流程是一项具有挑战性的任务 |
| 模板 | 针对众多细分市场的大量相关 PM 模板 | Notion 主要提供免费的基本模板；您必须从第三方 Notion 开发人员处购买高级 PM 模板 |
| 文件上传容量 | 从免费计划开始无限制 | 免费计划中限制为 5 MB，所有付费计划无限制 |
| 文件上传大小 | 免费计划 10 MB/文件，所有付费计划 250 MB/文件 | 每个附件 5 GB，仅限付费计划 |
| 页面历史记录和活动日志 | 日志或项目工作区的历史记录永久保留 | Notion 会在免费层 7 天、增强层 30 天和商业层 90 天后删除历史记录；无限页面历史记录仅适用于企业计划 |
| 网页功能 | 您无法将 Trello 看板发布为网页 | 您可以将 Notion 页面发布为网站 |
| 自定义域名 | 您无法将 Trello 看板发布为网页 | 您可以为公共网站购买自定义 notion.site 域名 |
| 甘特图和时间线 | 您可以使用免费提供的 Power-Ups 在 Trello 中轻松创建甘特图或时间线 | 您只能自己在 Notion 上自定义开发时间线或使用从第三方来源购买的任何付费模板 |
| 工作区管理 | 适用于高级版和企业版计划 | 仅适用于企业版计划 |
| API 访问 | 不适用 | 可用 |
| 数据库自动化 | 不可用 | 可用 |
| 创建项目预算 | 不支持 | 支持 |
| 创建账单和发票 | 不支持 | 支持 |
| 访问帮助和支持 | 简单 | 具有挑战性 |
Trello 的项目管理用例
Trello 适用于营销、设计、工程、人力资源、产品管理等项目。以下是我成功使用 Trello 的两个用例：
#1. 内容日历规划
Trello 非常适合营销内容日历管理。您的营销团队可以创建 Trello 看板用于规划。
在看板中，您可以添加列表来组织内容创建的各个阶段，例如构思、起草、编辑和发布。卡片可以代表单个内容片段（例如，博客文章、社交媒体更新），并附有任务分配和截止日期。
#2. 潜在客户跟踪和销售渠道
使用 Trello 跟踪销售线索和监控销售渠道也毫不费力。您应该为不同的销售项目创建不同的看板。然后，创建列表来表示销售渠道或工作流程：潜在客户开发、资格认证、谈判和已完成交易。个人 Trello 卡片可以代表潜在客户或潜在客户。您还可以将卡片分配给不同的销售人员。
Notion 的项目管理用例
您可以使用 Notion 来管理设计、制造、工程和开发产品等领域的项目。以下是我最近使用 Notion 的一个例子：
#1. 产品路线图和功能规划
产品和软件开发团队经常在其项目的基本和复杂阶段使用 Notion。您可以设置数据库来跟踪功能或用户故事，包括优先级、状态、负责人和截止日期等详细信息。然后，将数据库组件与表格视图、面板视图、时间轴视图和日历视图等项目元素链接起来，以实现即时可视化效果。
此外，Notion 的自定义属性、关系和筛选器允许对产品功能进行深入分类和优先级排序。最后，您可以将文档、模型和会议记录与 Notion 集成。
Trello 与 Notion：结论
如果您纯粹寻求从基础到高级的项目管理，Trello 是更佳选择。
首先，它是一款任何人都可以使用的简单 PM 工具。作为新用户，您可以使用它进行个人爱好管理、待办事项列表、小型文档附件共享、小型协作工作等小型项目管理。
相比之下，Notion 需要新的和现有项目经理进行实践。您必须先了解项目时间表、项目字段、任务、任务依赖项和块属性的用法，才能在 Notion 上成功管理项目。
其次，Trello 的定价也比 Notion 更实惠。您可以使用 Trello 的免费版本来管理小型团队的商业项目。另一方面，Notion 的免费功能非常有限，且仅适用于个人用户。
在考虑付费计划时，Trello 的标准订阅计划以实惠的价格提供了比 Notion 相同订阅计划更多的功能。
接下来，我们将探索 Jira 软件的替代方案，以实现无缝项目管理。