确保项目（未来）的成功是每个项目启动时都应追求的最终目标。
一个定义清晰的项目范围无疑有助于实现这个目标。然而，制定这样一个范围并非易事。
项目范围不仅仅是对项目目标和阶段性成果的描述，或一份可交付成果清单，或待完成的强制性任务，或详细的成本明细，或所需的资源，或承诺的截止日期。
它通常还会具体指出项目不包含的内容。这可能听起来有些反常，因为人们通常认为项目不应超出范围。尽管如此，有些人还是喜欢强调这一点，以确保万无一失。
项目范围是一份记录所有利益相关者之间协议的文件，并且期望所有人在整个项目期间都参考它。接下来，让我们探讨如何构建这样一份文件。
扩展范围
在任何事情开始之前，你需要一种方法来产生大量的想法和内容，这些想法和内容将构成未来项目的潜在范围。你可以利用多种方法来实现此目的，下面列出了一些。
#1. 集思广益
这是一种非常传统的方法，可能每个人都听说过。但事实上，精彩的集思广益会议仍然像二十年前一样令人惊叹。
其目的是召集一群利益相关者，尽可能多地产生想法。然后，再仔细检查这些想法，完善必要的细节，对结果进行优先级排序，最后就形成一套最终的项目需求声明达成共识。
此类讨论的主持人在确保讨论顺利进行、正确实现目标，并同时保留思想产生的自由方面，起着非常关键的作用。
你还可以创建焦点小组，进行基本相同的操作，但涉及更多不同领域的利益相关者，而不仅仅是一群人。如果利益相关者在各自的领域拥有独特的专长，那么这种方式会更有意义。
#2. 访谈
另一种方法可能是安排专门的一对一会议，逐个采访利益相关者。这可以消除过程中的一些混乱，但也对面试官提出了更高的要求。
#3. 调查
一个不太有效但仍然可行的方法是进行一些详细的调查，并使用预先设定的答案选项。这可能会减少利益相关者表达的真实想法。但是，如果你的选择比他们更了解情况，那么这种方式也是合理的。
#4. 对标分析
你可以研究并收集一些与你即将启动的项目相似的项目的范围结果。然后，收集最佳实践和潜在挑战可以简化整个过程。这种方法不会涉及任何特别突破性的事情，但如果这是你的目标，那就这样做吧。
#5. 原型制作
这是一种非常有趣的方法，但可能使用得不够频繁。它围绕创建最终项目的模型，并从这个（已经起作用的）原型中确定需求，甚至潜在的问题。这可以让你在项目开始之前就能真正接触到信息，获得真实感。
#6. 工作分解结构 (WBS)
WBS 是一种关于如何构建未来项目任务的传统方法。问题是，它要求你从一开始就了解并预测项目期间需要的所有任务。
当然，这种情况很少发生，因此 WBS 在项目期间会不断更新、返工或重构。因此，它在某种程度上失去了最初的目的。尽管如此，通过列出项目将要执行的所有预期任务来定义项目范围仍然是一种有效的方法。
为什么项目范围如此重要？
项目范围定义了项目的边界，并设定了对项目将交付内容的期望。以下是项目范围如此重要的一些具体原因：
#1. 清晰
清晰地了解交付成果至关重要。如果没有这种愿景，没有人能清楚地说出“好”是什么样子。
#2. 设定期望
范围设定了团队、利益相关者和用户的期望。它消除了（或至少）极大地减少了未来的冲突或误解。它定义了在意外情况下该如何处理（没有人认为会发生，但当然，它会发生）。
#3. 指南
良好的项目范围将定义决策指南。最终目标是每个决策都与项目目标保持一致。
这些指南还将有助于项目保持在原始边界内，而不是超出它们。
#4. 资源管理
项目范围通过确定完成项目所需的任务和可交付成果来管理资源。这反过来又有助于确保资源的适当分配。
项目范围的组成部分
既然我们知道如何开始制定范围以及为什么需要它，那么了解一个好的项目范围应该包含哪些组件就非常重要了。
- 项目目标
- 它们描述了项目的总体目标和目的以及项目具体要实现的目标。
- 可交付成果
- 作为项目预期成果的一部分的文档、服务或完整产品的列表。
- 里程碑
- 即使项目进度表是针对特定时间范围的，项目时间表中也存在关键时间节点或检查点，这将标志着整个项目的正确进展。对它们的精确定义确保了如果实现了里程碑，那么项目就步入了正轨。
- 范围边界
- 这是对范围内内容和可能超出范围内容的明确定义。将其纳入范围之外的清单是公平的，尤其是一些利益相关者可能会认为这些项目确实仍在范围内的。
- 假设
- 记录有关该项目的任何假设。例如，这些可以包括时间表、里程碑、预算预测或项目期间的资源分配。它还可以包括有关特定可交付成果的内容相关假设。
- 约束条件
- 如果有任何可能影响项目进度的限制，请在此处列出。
- 风险
- 你应该识别任何可能危及或严重影响项目的潜在风险（如果它们成为实际问题）。更重要的是定义项目如何缓解此类风险的策略。
- 利益相关者
- 在本节中，你需要确定参与项目的所有关键利益相关者及其角色和职责。
- 验收标准
- 这是一个关键部分，它定义了何时将交付物视为成功或完成。究竟必须满足什么条件才能将项目标记为已完成？
创建项目范围的模板
将它们整合在一起将形成一个模板，用于指导如何成功创建项目范围，该范围将定义项目的整个生命周期。以下是为软件、应用程序或网站开发项目创建项目范围说明书的分步方法：
➡️ 使用上述开发技术之一来定义项目目标。首先定义总体目标，然后转化为具体要求。这应包括对软件或网站应实现的最终结果的定义。
➡️ 确定项目可交付成果，例如产品、文档、服务或项目期间以成功衡量标准的任何重要活动。这可以包括软件或网站的所有特性和功能列表。
➡️ 定义项目的边界，包括项目范围包含什么和不包含什么。这应包括对项目限制和排除的明确描述。
➡️ 确定对项目有效的项目假设，例如有关资源、时间表或预算的假设。
➡️ 定义可能影响项目的项目约束。这甚至可以包括与假设部分类似的领域，但这一次是从限制的角度来看（如果发生这种情况而不是之前商定的情况会怎样）。
➡️ 确定项目风险和克服风险的策略。风险基本上是尚未发生的问题，因此最好在它们成为真正的问题之前解决它们。
➡️ 列出参与项目的项目利益相关者，包括他们的角色和职责。
➡️ 定义项目必须满足的验收标准，才能被认为是完整和成功的。这基本上是对项目取得成功结果意味着什么的全面描述。
创建项目范围的最佳实践
在遵循此模板并为下一个项目构建完美范围时，考虑过去的经验总是明智的。
毕竟，已经交付了许多项目，这是理所当然的；你可以认为这个主题已经被广泛探索，因此每个新的项目定义都必须是成功的。
有趣的是，这实际上与事实相去甚远。尽管如此，即使在今天，仍有大量项目没有成功。造成这种情况的原因可能有很多，但其中之一肯定是项目范围定义不清晰。因此，这里有一些创建可靠项目范围的最佳实践。
#1. 让利益相关者参与
尽早并尽可能多地让所有利益相关者参与进来。假设越少，事实越多，对项目越有利。忽视主要利益相关者的想法和愿望可能会导致项目期间出现重大问题。
其中大多数问题将在项目的验收标准阶段暴露出来，这是在项目的原定时间表内解决问题的最糟糕的时间。
#2. 坚持模板和流程
流程越不完善，就越容易接受混乱和不可预测性。流程将为项目提供结构。模板将隐式定义表单期望，并使可交付成果更容易被接受。
#3. 具体且可衡量
使用所有利益相关者都熟悉的通用语言。用具体的事实进行沟通，而不是用情感或模糊的陈述。不要以可能掩盖某人的方式来表述声明，以防万一事情没有按照意愿进行。如果所有部分的陈述都是公开、诚实且可衡量的，那么这就是对良好关系的最好保证。
#4. 协作方式
每次需要做出决策时，都应该采用协作方法。让尽可能多的各方和利益相关者参与进来，甚至表达他们的观点。然后，你可以在得出结论时考虑他们的意见。每个人的愿景和立场在某种程度上都很重要。因此，在要求利益相关者理解你之前，先努力理解他们。
#5. 经常回顾和更新
在项目时间表内尽早对范围进行修订和更新。这些变化实施得越晚，解决它们的影响就越困难。等待潜在问题，看看它们是否会自行消失，从来不是正确的策略，因此应该在每种情况下都采取相反的策略。
良好项目范围的好处
因此，你遵循了上述所有好的建议，创建了可靠的模板和流程，让所有利益相关者参与其中，并制定了结构严谨的项目范围。如果你现在问所有这些努力和付出带来什么好处，那么你迟早会注意到以下一些实际的好处。
首先，你可以期待项目规划方面的巨大改进。由于你已经在计划上投入了相当多的时间（例如，使用WBS进行定义），因此你可以更好地为项目期间的任何计划活动做好准备。
你还可能会看到各方和利益相关者之间更好的沟通，而不仅仅是在内部团队中。简而言之，每个人都站在同一立场上，都有一个明确的、对每个人都相同的目标。如果人们用同样的语言来描述成功，那么意味着你们的投资组合是同步的。
减少计划外风险是良好项目范围的另一个重大好处。在项目范围内投入的精力越多，用于定义风险及其缓解策略，那么发生意外风险情况的可能性就越小。如果当前情况需要，你还可以更好地动态执行项目计划的变更。
然后是资源管理的改进。良好的计划可以优化为项目的正确阶段分配合适的人员。这并非魔法，而是良好项目规划的自然结果。
另一个直接的好处是你的利益相关者会感到高兴，满意度测量会达到很高的数字。人们会喜欢在这个项目上工作，他们可能会在这个项目上投入更多创造性时间，因为他们会觉得这是正确的事情。这将非常有意义。显然，糟糕的项目范围定义会导致人们认为一切都不重要，因为无论如何项目都无法良好运行。
最后，你的项目成果将提高质量。成果是你在项目时间表中执行的活动的直接结果。如果活动有良好的计划和描述，那么成果更有可能水到渠成。
结论
就是这样。关于如何创建项目范围的具体计划。显然，这并不是成功完成这项任务所需的一切，但希望它可以提供一些有价值的指导，为你指明正确的方向。
接下来，查看顶级项目章程模板，以便顺利启动你的项目。