深入了解根本原因分析
无论事前采取多少预防措施，任何项目都可能出现问题。这时，一个强有力的工具——根本原因分析 (RCA) 就能派上用场，帮助我们有效地找出问题的根源。
资深项目经理和业务主管们会利用 RCA 来深入挖掘那些影响业务的问题。 识别这些问题能够帮助我们制定相应的解决方案，从而避免未来再次出现同样的情况。
如果您是一位业务经理、项目负责人、运营主管，甚至是实习生，那么理解 RCA 的方法以及它所支持的工具或模板至关重要。
本文将为您提供关于 RCA 的基础和进阶知识，同时还会介绍一些方便使用的根本原因分析模板，这些模板将在您的项目管理生涯中大有裨益。
什么是根本原因分析？
RCA 是一种旨在找出问题和瓶颈根本原因的过程，以便制定恰当的解决方案。它强调系统性地预防和解决问题的根本，而非仅仅处理表面症状，这才是真正有效的。
您的团队可以通过一套原则、方法和技术来执行 RCA。您需要建立一个流程，确保团队能够利用 RCA 的资源，识别任何业务趋势、项目或事件中的潜在问题根源。
根本原因分析系统能够帮助您确定组织流程失败或停滞的深层原因。无论是处理客户服务工单还是制造商品，总会遇到新的挑战。 而 RCA 及其相关文档，正是应对这些新问题的利器。
几乎所有的行业和商业活动都会使用此工具来检测运营或服务流程背后更深层次的问题。 每次都解决同样的问题在经济上是不可行的。 因此，您需要找出问题的实际原因，并使用 RCA 技术将其彻底清除。
为什么根本原因分析如此重要？
#1. 降低成本
如果工厂机械因疏于维护而导致运动部件损坏，您可以联系制造商更换这些部件。但如果这种情况频繁发生，就会增加生产成本。相反，您可以执行 RCA，找出设备维修的根本原因，这将节省时间和金钱。
#2. 发现缺陷和主要原因
如果您的业务涉及产品、服务、流程、技术和系统，那么在推出产品之前执行 RCA 将有助于识别潜在的设计缺陷。一旦您解决了这些问题并提供优质的产品或服务，您将赢得客户的信任。
#3. 开发简化的流程故障排除程序
RCA 文档使得任何与该流程相关的人员都能够根据帮助文章来解决未来可能出现的问题。因此，您无需每次出现旧问题都聘请专家或支付第三方费用。
#4. 让工作场所更安全
大多数从事关键任务和危险任务的工作场所都会执行 RCA 来发现工作场所的安全问题。它有助于组织遵守当地或国际安全工作场所的安全要求。
#5. 加速产品上市
如果在开始制造过程之前认真执行 RCA，您就可以解决最终用户在使用产品时经常出现的设计缺陷。因此，您将能够比竞争对手更快地将优质产品推向市场。
#7. 立即对问题做出反应
RCA 帮助企业针对安全问题、软件停机、流程故障、自然灾害等制定标准操作程序 (SOP)。因此，您的团队可以简单地遵循 SOP 并对新旧问题做出更快的反应。
根本原因分析模板的必要组成部分
如果您正在创建 RCA 模板或定制现有模板，请注意您必须在 RCA 文档中包含以下要素：
#1. 事件描述
您需要为 RCA 中的事件描述制定详细的 SOP。此外，应该有一个公司范围内认可的格式，员工或高管可以在该格式上输入详细信息。描述数据应包含日期、时间、事件定义、证人、受害者等。
#2. 事件或趋势的时间线
时间线部分应包含对事故或问题发生之前、期间和之后的所有事件的全面描述。 这将有助于发现事件的根本原因。您可以在时间线中包含时间、日期、相关人员、损坏的机器、受阻数据等信息。
#3. 调查方法和团队
整个 RCA 过程的成功取决于其方法和执行过程的团队。RCA 的方法应该遵循标准的原则、工具和模板。但是，根据生产过程或服务交付系统，您可能需要自定义某些参数。
完成 RCA 程序后，起草一份 RCA 文件并跨部门发送以供审查和反馈。分析反馈和意见，以起草部门或公司将遵循的最终根本原因分析模板。
现在，召集有经验的人员并向他们解释 RCA 程序。这将是负责认真遵循公司建议的 RCA 方法的团队。
#4. 根本原因/调查结果
获得 RCA 后，您必须尽可能详细地调查问题。同样，必须有一个专门的团队来完成这项任务。您可以包括运营经理、流程助理、工程师、数据专家等，具体取决于您的业务。
调查过程还需要预先批准的数据记录、分析和报告程序。
#5. 纠正流程/产品的行动计划
一旦调查人员提出 RCA 问题的解决方案，您需要记录这些建议。现在，起草另一个 SOP 来培训受影响的员工如何在未来处理此类事件。
有时，企业需要获得技术、质量控制和工厂经理批准的此类 SOP，以便每个人都参与其中。
一些流行的根本原因分析工具
#1. 帕累托图
这个 RCA 工具也以 80-20 规则而闻名。您可以使用它来可视化事件的频率及其累积影响。帕累托图的作者 Vilfredo Pareto 表示，20% 的潜在错误会导致流程中 80% 的失败。
因此，借助此图表，您可以关注产品或服务中可能导致产品缺陷或服务故障的 20% 的潜在因素。
帕累托图本质上是一个条形图，包括故障的原因和频率。 如果您能准确地创建图表，它将清楚地显示故障和原因之间的偏差。 大多数流程经理会对小因素导致大多数失败感到惊讶。
#2. 5 个为什么
这是进行 RCA 最简单的程序。您只需要创建一个带有基于原因的问题的根本原因分析模板。通常，您需要问 5 次事件的原因。这应该使您能够深入了解任何流程或产品故障的根本原因。
但是，5 个基于为什么的 RCA，可能包含超过 5 个问题。由于该过程需要调查能力和提问，因此您应该遵循公司范围内的此类 RCA 流程。否则，您可能不相信使用随机问题的 RCA 的调查结果。
5 个为什么分析主要包括一个问题陈述，然后是关于手头问题的 5 个问题。例如，为什么代理停止处理客户工单？如果答案是互联网，那么为什么互联网会失败。 简单地说，继续提出更多问题，直到找到根本原因。
#3. 鱼骨图
石川图或鱼骨图是 RCA 的另一种流行的可视化方法。 最终的图表看起来像鱼骨，因此得名。 该工具的创造者是日本著名的质量管理创新者 Kaoru Ishikawa。
图表最右边或最左边的部分是故障或问题。然后，您画一条直线，并包含潜在原因的类别，如程序、环境、人员、设备等。现在，在这些部分中，您需要放置详细的原因。
企业大多在其根本原因分析模板上使用此工具来解决未知或从未发生过的问题。此外，专家还使用鱼骨图分析复杂问题，发现根本原因的各个方面，并找出流程瓶颈。
#4. 散点图
它是一个 RCA 工具，可帮助您为复杂问题创建流程 RCA 模板。当根本原因比 80-20 规则预期的要多时，您需要可视化原因和结果之间的关系。
散点图是一种广泛使用的工具，用于发现可量化变量之间的相关性。在这里，您需要制作因果变量的散点图。您必须将影响放在 X 轴上，将原因放在 Y 轴上。
如果生成的散点图显示曲线或直线，则组件是相关的。如果没有相关性，请继续更改 X 轴变量的值。
#5. FMEA
失效模式和影响分析 (FMEA) 是 RCA 在产品开发人员和设计人员中非常流行的工具。它可以帮助开发团队在批量生产产品之前发现潜在问题。通常，团队使用一两个原型产品来识别设计缺陷和其他问题。
然后，开始对原型进行故障模式分析，以识别所有可能的故障。现在，只需在另一个表中概述问题，查找根本原因，或执行效果分析。
到目前为止，您已经了解了根本原因分析及其工具的基础知识。从以下免费资源中找到一些有用的模板，用于上述根本原因分析工具 (RCAT)：
智能表
您可能已经知道 智能表 是领先的数字工作空间、远程协作和工作流自动化业务工具之一。 您会惊讶地发现，您还可以使用它的模板库来创建实际工作的 RCA 文档。
Smartsheet 库包含各种类型的根本原因分析示例，这些示例很容易适用于许多业务项目或工作场所。 例如，它使您可以轻松访问以下内容：
- 简单的 RCA 模板
- RCA 的 6 Sigma DMAIC 方法
- 基于 5 个为什么工具的 RCA 模板
- 医疗保健事业映射
- 一家化学公司的 RCA
上述模板还提供多种格式，如 Microsoft Word 文件、Microsoft Excel 模板和 Adobe PDF 文件。 您可以轻松下载这些格式，而无需费力。
大师
大师 RCA 程序的模板是企业起草 RCA 文件的另一个可靠来源。它向您展示了 RCA 方法的各种免费示例和工具，例如：
- 一份基于帕累托图的 RCA 文档，可帮助您识别诸如缺乏培训、服务中心员工太少以及导致企业陷入困境的准备不足等问题。
- 5 个为什么技术，用于确定贵公司的离职率为何高于市场平均水平或竞争对手。
- 鱼骨图作为 RCA 工具，用于识别新的或未知的根本原因。
- RCA 的 6 Sigma 和 DMAIC
- FMEA 可找出任何产品开发生命周期中出现的问题。
模板实验室
模板实验室 是艺术、房地产、商业、法律、金融等各种模板的另一个首选资源。因此，您还可以依赖此资源来获取高质量的 RCA 内容，例如表格、示例和模板。
通过单击下载可以轻松访问该平台上可用的内容。您会发现各种格式的 RCA 文档，例如 Adobe PDF、Microsoft Excel 和 Microsoft Word。
RCA 文档存储库包含丰富的真实示例，例如 RCA 调查报告、空的 RCA 数据收集表格、适合初学者的 RCA 文档、基于鱼骨图的 RCA 以及用于业务开发组的 RCA。
下载 Word 或 Excel 文件时，您可以更轻松地编辑模板。如果您获得 PDF，则必须使用 PDF 编辑器来个性化示例文档。
总结
在本文中，我们深入探讨了根本原因分析。本文还概述了您可以在实际场景中使用的一些重要的根本原因分析工具和模板。
通过根本原因分析解决工作场所或项目问题时，您应该变得更加自信和熟练。
您可能还对这些用于项目管理的工作分解结构工具感兴趣。