有效资源管理：优化项目成功的关键
资源管理，是企业或项目经理为达成组织或项目目标而采取的一系列资源调配和管控措施。这些资源可能涵盖人力、时间、设备以及资金等方面。
通过妥善的资源管理，企业能够更有效地利用各项资源，在预算限制内降低成本，并按时交付项目。资源管理工具的应用，能够确保将合适的资源分配给恰当的任务或项目，从而按预算、按时完成工作，同时避免项目执行过程中出现重大问题或升级。
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资源管理的重要性何在？
资源管理的重中之重，是资源的合理分配。如果员工长期处于超负荷或利用不足的状态，将导致严重的职业倦怠，进而引发高离职率。有效的资源管理应将流程和技术整合到自动化系统中。管理人员可以通过良好的资源管理，在预算范围内妥善安排人力和资源。根据项目管理协会（PMI）的研究报告，资源管理不善可能导致企业损失高达11.4%的资源。
尤其是在全球疫情期间，远程工作文化的兴起促使企业纷纷采用资源管理工具，以更好地管理资源，并确保项目在既定范围和时间表内顺利执行。
总而言之，资源规划是项目交付过程中必须满足的关键要素之一。它有助于项目规划，提高所需资源和技能的可视性，优化资源利用率，并通过优先排序活动来满足项目截止日期。
如何进行资源管理？
随着科技的进步，传统的资源管理方法已逐渐被淘汰，或至少在当前环境下不再是首选。过去，企业通常使用日历、Excel表格、Microsoft Access或Word文档等工具来管理、分配和安排资源。这些方法往往耗时费力，且效果不佳，尤其是在同时管理多个地点、多个项目以及远程团队时。
如今，资源管理工具能够提供更清晰的项目或任务概览，包括资源可用性和时间表。实时连接机制使得管理人员、员工和利益相关者能够及时了解项目进展和未来规划，这有助于做出明智的决策并设定里程碑。
以下是资源管理工具的一些优势：
- 明确预期并确保项目顺利完成
- 提高远程团队管理的灵活性
- 通过简短的会议轻松安排和计划行动
- 实时跟踪员工工作状态
- 根据需求提供团队和管理人员的可用性和连通性
- 减少微观管理，提高整体满意度
为什么中小型企业 (SME) 需要采用资源管理软件 (RMS)？
无论规模大小，资源都是任何组织的宝贵资产。如果资源分配得当，企业可以避免升级、中断、崩溃，以及最重要的收入损失。资源管理软件(RMS)和其它客户关系管理(CRM)工具，将帮助公司实现其业务目标，并在竞争激烈的市场中保持竞争力。
过去，成本、技术以及对实施缺乏清晰的认识是中小企业采用RMS的主要障碍。但随着基于软件即服务(SaaS)的RMS和易于使用的平台的出现，情况已发生了变化。RMS订阅定价的不断优化，也进一步鼓励中小企业采用RMS来提升业务效率。
RMS能够帮助中小企业更好地规划资源和分配任务，提高透明度，实现自动化，促进数字化转型，增强竞争力，优化工作流程，解决资源分配问题，降低多个项目的复杂性，实现单点责任制，并加强整体控制。
接下来，我们将介绍几款适用于中小企业的优秀资源管理软件。
Teamdeck
Teamdeck是一款应用广泛的一体化RMS软件，其用户遍布北美、南美、欧洲、澳大利亚、中东、远东以及非洲等地。
该工具提供了资源管理所需的所有功能，如计划、日程安排、计时和休假管理等。其简洁的日历视图，支持追踪未分配的资源，为资源分配任务，并监控其日程安排。管理人员可以根据收入或计费点计算关键绩效指标(KPI)和投资回报率(ROI)，并通过灵活的报告来评估团队表现。
软件仪表板可以基于现有项目预测未来的项目需求。
主要功能：
- 扩展报告，如预算或工资报告
- 全面的资源管理，包括每小时跟踪和团队休假管理
- 资源休假管理，包括审批/拒绝、公共假期、缺勤和原因记录
- 通过监控不同项目的使用情况来控制资源利用率
总而言之，Teamdeck能够帮助团队规划和控制整体合作，并通过高级报告结构来支持数据驱动的决策。它采用订阅模式，价格相对较低，每月起价为0.9美元，但此价格不包含移动端和Teamdeck应用的使用权。
Wrike
Wrike是知名虚拟化和云服务公司思杰旗下的产品，具有丰富的功能，能够确保资源和团队经理在整个项目生命周期中保持组织性。该软件通过看板和甘特图创建可视化项目，支持在分散的环境和多个项目中进行协同工作。
仪表板将工作分为任务、项目和文件夹三个部分。文件夹用于组织项目中的任务。每个项目都有特定的框架。项目经理可以将特定任务分配给具有数据和截止日期的各个资源。
该软件内置模板，可以帮助最大限度地提高资源和项目生产力，如创建产品路线图、提高项目可见性、制定有效的沟通计划、将复杂项目分解为易于实施的阶段等等。
主要功能：
- 项目自动化和风险评估
- 提供最终活动的360度可见性
- 为每个团队和行业量身定制的工具
- 语音命令和智能回复等强大功能
Wrike平台支持400多个集成，如Salesforce、各种CRM工具、Slack、Microsoft Teams等。该软件采用订阅模式，起价为每用户每月9.8美元，并提供14天的试用期。
这是第三个
Smartsheet
Smartsheet通过全面展示组织日常活动，帮助用户成为资源管理专家。其强大的时间跟踪功能可以精确到分钟级别，充分利用劳动力。人员部分允许基于角色的访问，并支持全职员工和承包商的管理。
用户可以查看每个项目的概览，并通过图表显示资源利用不足或过度使用的情况。此外，Smartsheet还支持在活动浏览器会话中执行100次撤消-重做操作。通过其项目模板，可以同时更新或导入多个项目。
时间、费用、预算和利用率报告，可以方便地分析整体绩效，并为改进未来项目提供依据。用户可以通过14天免费试用，亲自体验所有功能。
Forecast
Forecast平台是一款屡获殊荣的软件，在项目管理、资源管理和任务管理等方面获得了G2评估平台的多项荣誉。它是一款全面的项目管理软件，能够确保活动的执行和所有资源的能力吸收。它的其他模块，如项目管理、团队协作、时间管理、商业智能和人工智能自动化，可以轻松地与其资源管理平台集成。
Forecast的独特之处在于其快速上线能力，能够帮助中小企业团队更快地实施并开始交付项目。其用户采纳率也高于同类软件。
主要功能：
- 基于人工智能建议的快速时间跟踪
- 提供所有资源利用率和容量的实时视图
- 调整工作量以避免问题
- 自动计算资源使用情况，更好地了解时间分配
Forecast软件能够帮助资源或项目经理规划和调整活动，解决瓶颈，并设定标准以满足最后期限。最低10个座位的起价为每座位每月29美元，并提供14天的试用期。
Activecollab
Activecollab是另一款易于使用的软件，可以处理项目管理的各个阶段，包括工作管理、团队协作、时间和资源管理、客户管理和盈利能力。管理人员可以使用此软件来规划项目活动，并管理从开始到完成的资源。它提供了一个简单的环境，便于与团队、其他管理人员和客户进行有效的沟通和协作。对于最多3个用户的小型项目，Activecollab是免费的。
主要功能：
- 自动化任务计划
- 从其他应用程序导入项目并集成Zapier、Slack和Webhooks
- 任务列表和看板视图
- 云存储集成
Activecollab提供了一个评估项目状态、资源花费时间和业务盈利能力的简单平台，有助于确保项目在预算范围内完成。3个用户的起价为7.5美元，并提供14天的免费试用期。
Float
Float是专门为资源管理、调度和容量规划而开发的软件。它可以在几秒钟内创建和分配任务，添加项目阶段和截止日期，分配资源并管理团队容量。据该公司称，Float被广泛应用于各个行业，如代理机构、咨询公司、建筑公司和IT公司等。
该平台可以集成现有的企业工作流程，用于项目管理、调度和Slack更新等。除了资源容量可视化和项目报告外，该软件还可以管理复杂的项目需求。
主要功能：
- 提供资源预测，显示项目估计值与实际值
- 预填充的内置时间表，方便资源轻松完成工作
- 管理人员资源规划的灵活性，以及从任何地点记录资源时间的能力
- GDPR和SOC2合规性支持的个人数据保护
Float是同类产品中最受欢迎的资源管理平台之一，易于使用且易于实施，每月起价为6美元，并提供30天的试用期。
Saviom
Saviom是一款高级资源管理软件，具有根据项目要求调整的自定义配置选项。据称该软件有助于将资源成本降低10%至30%，并将资源利用率提高10%至20%。该平台通过实时多维分析，预测资源的完全透明度，包括需求、未付费资源、过度和不足利用以及容量规划。
Saviom是一个综合资源管理平台，可以帮助中小企业根据供需分析提前预测资源需求。该软件支持基于机会、地点、兴趣领域等因素，快速识别和及时分配合适的资源。
主要功能：
- 了解项目财务，如成本、收入、利润率
- 优化未计费资源，提高资源利用率
- 有助于识别类似资源矩阵的实际值与预测值之间的差距
- 用于分析和报告的智能业务仪表板
如果您正在寻找适用于工程、会计、IT、建筑或咨询等领域的端到端资源管理软件，Saviom将是您的理想选择。它支持资源规划、容量规划、报告和分析，并与其他工作流程平台集成。具体价格请咨询报价。
Process
Process是一款用于工作和资源管理的软件，易于使用。它可以创建多个工作流程、分配不同的资源并跟踪进度。工作流管理的关键之一是文档组织，Process提供了一个简单的界面，用于跨团队创建、组织和共享文档。
拖放界面允许管理人员在几分钟内创建任务并分配给团队，跟踪进度并通过仪表板接收通知。其独特之处在于可以根据满足的条件创建任务，例如：if / then。
主要功能：
- 基于审批矩阵的工作流创建，支持单阶段和多阶段
- 支持集成1000多个应用程序
- 自动安排和分配工作流程，并更新其他应用程序
- 用于从其他应用程序自动收集数据的集成表单
Process是一款全面的团队协作和工作流程管理软件，提供任务自动化、嵌入式计划工作流等多种功能，可以轻松创建、分配和跟踪工作流程和资源。该软件提供14天的免费试用期，费用为每用户每月25美元。
Instagantt
Instagantt是一款基于甘特图的项目管理平台。甘特图是一种条形图方法，可用于计划、安排和跟踪任何规模的项目。除了作为条形图平台之外，Instagantt还具有各种内置功能，可以帮助管理任务、团队和预算，并确保项目成功。
它是一款全面的项目管理软件，可以帮助规划项目截止日期、建立依赖关系和基线、分配资源并支持团队合作。其工作负载功能可以确保资源不会过载或未充分利用，从而创建平衡的团队和工作负载。
主要功能：
- 提供带有直观界面的快速甘特图
- 交互式仪表板可视化每个项目的截止日期、进度和资源
- 轻松与Asana项目集成
如果您正在寻找一款基于甘特图平台的资源和项目管理软件，Instagantt将是一个不错的选择。这种先进的甘特图解决方案价格实惠，每月起价为5美元，并提供7天的试用期。
Mavenlink
Mavenlink是一款屡获殊荣的动态资源优化软件，在2021年被G2 Grids评为资源管理、项目管理和工作管理第一名。它支持根据不同需求的业务场景，实时部署团队。该软件允许用户查看资源调整对生产力和利润的影响。
Mavenlink的独特之处在于可以预测即将到来的项目所需的资源，并帮助分析正在进行的项目需求和盈利能力。它提供实时管理资源和满足不断增长的期望所需的一切。
主要功能：
- 旨在通过实时响应展示持续改进
- 明确可持续发展领域
- 根据项目需求帮助平衡资源能力
- 同时评估多个计划
Mavenlink荣获多项大奖。它不仅是一款先进的资源管理软件，还提供了一个全面的项目和任务管理平台，可以预测未来的资源需求。具体价格请咨询报价。
Hubplanner
Hubplanner提供了一个完整的解决方案，将资源管理、任务计划、计时和项目计划等关键功能集中在一个易于实施和使用的仪表板中。其简洁的仪表板可以完全透明地展示整个团队在项目和事件中的时间表。报告结构的设计考虑了企业级需求，提供了跟踪使用情况的全面指标。
它提供一个独立的计划模块用于调度，可以集成到资源管理中。其独特之处在于，经理可以计划项目预算，提供计费率并计算项目支出。
主要功能：
- 项目团队的简单拖放时间表
- 监控单个资源或项目的执行情况
- 显示所有项目和资源的实时分析
- 资源休假和休假，请求和审批工作流
该软件提供60天的免费使用期。如果您正在寻找端到端的资源管理活动，Hubplanner是一个不错的选择，起价为每资源每月7美元。
总结
资源管理是项目管理中最具挑战性的任务之一，但借助正确的工具和软件，可以变得更加容易。上述资源管理工具几乎都屡获殊荣，功能相似，都是基于SaaS的，只是在具体功能上略有不同。中小企业可以试用这些工具，然后在最终购买前达成协议。如果您有兴趣聘请虚拟助理，可以从上述平台获取信息。
使用这些工具可以创建KPI仪表板。